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COME PARTECIPARE AD UNA FIERA: CONSIGLI UTILI PER GLI ESPOSITORI

informazioni per espositori Foto: Messe Düsseldorf / C. Tillmann

In diversi post sul nostro blog abbiamo dedicato ampio spazio alle domande più frequenti dei visitatori di una fiera: come raggiungere il comprensorio fieristico di Messe Düsseldorf, l’acquisto dei ticket online e non, i servizi offerti in fiera come ristoranti, info point e supermarket. Molto spesso però, capita che anche un espositore alla sua prima volta in fiera non conosca o non abbia chiaro come ci si muova una volta presa la decisione di partecipare. Ecco perché qui vogliamo pensare a loro e a tutti quelli che, in generale, hanno domande da porci riguardo all’iscrizione in fiera, alla possibilità di allestire uno stand, alla fatturazione e alla logistica riguardante l’esposizione, dall’invio merci alla loro movimentazione in fiera.

COME FUNZIONA L'ISCRIZIONE PER PARTECIPARE AD UNA FIERA?


Questo è probabilmente il passaggio fondamentale per partecipare ad una fiera, per cui esistono due possibilità a seconda che si tratti di un vecchio espositore o uno nuovo. Partendo sempre dal sito ufficiale della fiera in oggetto, per quanto riguarda il primo caso si può effettuare il login con la password e il codice utente utilizzati l’anno prima; se non è possibile reperirli, contattare il servizio di Messe Düsseldorf al seguente indirizzo mail: onlinesupport@messe-duesseldorf.de, oppure via telefono al numero +49 211 4560-400; altrimenti contattateci presso gli uffici di Milano, al numero +39 02.4779 141. In caso di nuovo espositore invece, è necessario registrarsi come “New Exhibitor” e compilare il modulo online, avendo cura di inviare una copia firmata e timbrata a Messe Düsseldorf e una copia a Milano.

Se in qualità di azienda dovrete iscrivere un vostro co-espositore basterà compilare il modulo nell’apposita sezione; la fiera di Düsseldorf provvederà in seguito ad inviarvi un link per registrare a tutti gli effetti il co-espositore. Parlando invece di Consorzi, Associazioni, Enti e Camere di Commercio, sarà necessario compilare il modulo come organizzatore di una partecipazione collettiva, ricordando ad ogni singola azienda di compilare il modulo “F” in qualità di partecipante all’interno di uno stand collettivo. Se invece l’azienda ha cambiato la ragione sociale, bisogna entrare nel portale OOS (Order Online System) con le solite credenziali di accesso e aggiornare le informazioni relative all’anagrafica dell’azienda.

QUANTO COSTA PARTECIPARE AD UNA FIERA


I costi per partecipare ad una fiera variano da manifestazione a manifestazione: vi invitiamo per questo a visitare il sito ufficiale della fiera di vostro interesse o a contattarci direttamente per avere informazioni più dettagliate. Altri costi da tenere presente sono riferiti alla tassa Auma, alla Media Fee, che riguarda il pacchetto di comunicazione istituzionale previsto dalla fiera (iscrizione di base sul catalogo cartaceo, inserimento nel catalogo online della manifestazione e sui portali dedicati) e ai costi per l’allestimento dello stand.

QUALI SONO LE MODALITÀ DI PAGAMENTO PER PARTECIPARE AD UNA FIERA


La fattura per il pagamento verrà inviata una volta che l’assegnazione dello spazio sarà definitiva, circa un mese dopo la pianificazione della fiera, e dovrà essere interamente saldata prima dell’inizio del montaggio dello stand. È possibile riceverla via e-mail o per posta, previa richiesta esplicita sul modulo di registrazione. Le fatture hanno come termine di pagamento la data in cui vengono emesse, e devono essere pagate immediatamente tramite bonifico bancario su una delle banche indicate in calce alla fattura; in alternativa, il pagamento si può effettuare anche tramite carte di credito: American Express, Visa, Master Card, Euro Card; non è consentito il pagamento tramite assegno.

La fiera emetterà inoltre una fattura relativa ai costi tecnici quali forniture, servizi e consumi: per i vecchi espositori viene riscosso una somma anticipata calcolata sulla base dei servizi usufruiti durante l’ultima manifestazione; per i nuovi espositori invece, verrà richiesto un pagamento basato sui metri quadri assegnati, sempre in anticipo. All’incirca un mese dopo la chiusura della manifestazione, verrà emessa una fattura a conguaglio per i servizi usufruiti e, una volta detratto l’acconto versato, risulterà l’importo a credito o a debito dell’espositore. Il co-espositore, invece, riceverà una fattura contenente la tassa di co-esposizione con l’addebito dell’IVA tedesca, in quanto non è il principale fruitore del servizio.

Queste sono le informazioni fondamentali per quanto riguarda l’iscrizione ed il pagamento per partecipare ad una fiera; nel prossimo post parleremo di allestimento stand e logistica. Per qualsiasi ulteriore informazione, non esitate a contattarci.
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